OFIS REHBERİ
Toplantı için ortak zaman nasıl bulunur?
Toplantı seçenekleri oluşturun, katılımcı bağlantısını paylaşın, uygunluk tablosunu okuyun ve nihai zamanı belirleyin.
Uzun e-posta zincirlerinde herkesin uygun olduğu zamanı bulmak zorlaşabilir. Kırpmadan Ortak Zaman Bulucu, olası gün ve saatleri tek bağlantıda toplar; katılımcılar uygunluklarını işaretler, organizatör de yanıtları ortak tabloda karşılaştırır.
Neden bu yöntemi kullanmalısınız?
Ortak bir tablo, kimin hangi zamanda uygun olduğunu görünür kılar. Böylece aynı soruyu ayrı ayrı sormak, yanıtları elle birleştirmek ve sonradan değişen mesajları takip etmek gerekmez.
Adım adım uygulama
- Toplantının adını, kısa açıklamasını ve organizatör adını yazın.
- En az iki tarih ve saat aralığı ekleyip toplantı bağlantısını oluşturun; yönetim bağlantısını kopyalayın veya kendinize e-postalayın.
- Katılımcı bağlantısını paylaşın. Katılımcılar uygunluklarını ve isterlerse kısa notlarını eklesin.
- Herkese açık yanıt tablosundaki kişi sayılarını ve notları karşılaştırın, nihai zamanı belirleyin ve sonucu e-postayla aktarın.
Katılımcılar hesap açar mı?
Hayır. Katılımcı bağlantısını açıp adını yazar, uygun olduğu zamanları seçer ve isterse herkesin görebileceği kısa bir not ekler.
Uygunlukları kimler görebilir?
Toplantı bağlantısını açan bütün katılımcılar ortak tabloyu, uygunlukları ve eklenen notları görebilir.
Organizatör bağlantısı nasıl korunur?
Yönetim erişimi toplantının oluşturulduğu cihazda otomatik saklanır. Normal katılımcı bağlantısı aynı cihazda açıldığında yönetim görünümüne geçiş sunulur. Başka cihazlarda da kullanmak için bağlantıyı kopyalamak veya kendinize e-postalamak gerekir.
Sonuç e-postayla nasıl paylaşılır?
Nihai zaman belirlendikten sonra E-postayla paylaş düğmesi toplantı adı, kesin tarih-saat ve katılım bağlantısını içeren hazır bir e-posta açar.
Yanıtlar ne kadar saklanır?
Toplantı, notlar ve uygunluk yanıtları oluşturuldukları tarihten itibaren 90 gün boyunca saklanır.
Sık yapılan hatalar
- Yönetim bağlantısını katılımcılarla paylaşmak
- Saat dilimini veya toplantı süresini belirsiz bırakmak
- Yanıtlar tamamlanmadan toplantıyı kesinleştirmek
İşlemi tamamlamadan önce
- En az iki seçenek eklendi
- Katılımcı bağlantısı doğru paylaşıldı
- Yönetim bağlantısı yalnızca organizatörde
- Nihai zaman yanıtlar görüldükten sonra belirlendi